Personal Kanban: Zwischenstand II

Seit Februar diesen Jahres verwende ich Personal Kanban, sowohl privat als auch beruflich. Im Mai schrieb ich, dass mir keine der Personal-Kanban-Anwendungen so richtig zusagt.  Ich habe  mich nun entschieden, privat bis auf weiteres das Kanban Tool zu verwenden.

Für den beruflichen Einsatz habe ich mir meine eigene Kanban-Anwendung mit MS Access programmiert. Seit der initialen Version habe ich jedoch Änderungen vorgenommen. Ich bin von der Priorisierung mittels Eisenhower-Matrix wieder abgekommen und habe stattdessen Serviceklassen (Classes of Service) implementiert. Ich habe zur Zeit folgende Serviceklassen definiert:

• intern
• Express
• Projekt
• Standard

Alle internen Aufgaben ohne direkten Nutzen für die internen Kunden, beispielsweise Selbstorganisation oder Kaizen-Aktivitäten, werden auf die Projektklasse intern geschlüsselt. Die Klasse Express ist für Aufgaben vorgesehen, die sofort erledigt werden müssen, die das WIP-Limit brechen dürfen und für die ich alle anderen Aufgaben ruhen lasse. Die Serviceklasse Projekt dient der Kennzeichnung von projektarbeitsbezogenen Aufgaben, die in meinem beruflichen Alltag zur Zeit einen gewissen Raum einnehmen. Alle anderen Aufgaben fallen unter die Klasse Standard, sind also im wesentlichen das “Tagesgeschäft”. Für jede dieser Serviceklassen versuche ich, pro Arbeitswoche eine bestimmte Zeit aufzuwenden:

•    intern: 5% = 2h/Woche = vier Pomodoros
•    Express: max. 5% aller Vorgänge
•    Projekt:  10% = 4h/Woche = acht Pomodoros
•    Standard: die Restzeit

Da ich die letzten Monate stark durch ein Projekt gebunden war, habe ich noch kaum Erfahrung sammeln können mit dieser Gewichtung, so dass sie sich durchaus noch ändern kann.

Meine Access-Anwendung zur Aufgabenverwaltung berechnet nun auch die Lead Time (Durchlaufzeit vom Aufgabeneingang bis zur Erledigung) und die Cycle Time (Zeit vom Bearbeitungsstart bis zur Erledigung) und stellt sie graphisch dar. Für beide Kenngrößen wird auch ein gleitender Durchschnitt ermittelt und dargestellt, denn die einzelnen Lead Times und Cycle Times können durchaus stark variieren. Für die Cycle Time lasse ich mir auch einen Erwartungswert ermitteln, der sich aus dem gleitenden Durchschnitt plus einer Standardabweichung zusammen setzt. Inspiriert wurde ich dazu durch diesen sehr lesenswerten Artikel. Dadurch bin ich in der Lage, einem internen Kunden eine grobe Abschätzung zu geben, wie lange er auf die Erledigung seines Anliegens warten muss, ab dem Zeitpunkt, in dem ich die Bearbeitung starte.

Ich habe aus diesem Artikel auch das T-Shirt-Sizing übernommen und habe die in der Ursprungsversion des Programms verwendete Schätzung auf Minutenbasis durch Größenklassen

•    bis zu einem Tag
•    bis zu drei Tagen
•    länger als drei Tage

ersetzt. Auch hier muss ich nach einiger Zeit prüfen, ob die gewählten Werte für die Größenklassen praxistauglich sind.

Bis jetzt bin ich mit meiner Kanban-Anwendung gut gefahren, muss aber noch mehr Praxiserfahrung sammeln.  In meinem Kanban-System findet sich nur eine Teilmenge meiner Tätigkeiten wieder, da es für bestimmte “Massenvorgänge”, z. B. Incident-Bearbeitung, IT-Beschaffungswesen, eigene Systeme gibt.

Meine eigene Personal-Kanban-Anwendung

Da ich an meinem Arbeitsplatz in der Wahl meiner Software leider sehr eingeschränkt bin, aber dennoch Personal Kanban zur Bewältigung meiner täglichen Arbeit ausprobieren wollte, habe ich mir kurzerhand in MS Access eine eigene Anwendung programmiert. Ich bin dabei über einfache Personal Kanban-Karten hinaus gegangen und habe meine Story-”Karten” um weitere Informationen, wie z. B. Fälligkeit, Priorität, etc. erweitert. Ich hatte neben Personal Kanban noch GTD und die Eisenhower-Matrix im Hinterkopf und habe die Anwendung mehrbenutzerfähig ausgelegt.

Meine Erfassungsmaske für die Bearbeitung von Aufgaben sieht so aus:

Sie weist mehrere Registerkarten für allgemeine Aufgabendaten, eine ausführliche Beschreibung,  Teilaufgaben und eine Bearbeitungshistorie auf. Als Priorität kann man dabei einen der Quadranten der Eisenhower-Matrix auswählen. Der Status gibt an, ob die Aufgabe unbearbeitet ist, weiter bearbeitet werden kann oder blockiert ist (z. B. durch Warten auf etwas). Der Aufgabentyp legt grob fest, worum es bei der Aufgabe geht, z. B. Datenpflege oder Programmierung. Über den geschätzten Zeitbedarf soll man später einmal den spätesten Anfangszeitpunkt errechnen lassen können – ganz im Sinne von Just in time – und auch ein Gespür dafür erhalten, wie gut man den Zeitbedarf für eine Aufgabe abschätzen kann. Den Auftraggeber wählt man aus einer Liste aus, gepeichert wird die Personalnummer, so dass später eine leichte Suche nach Auftraggebern möglich ist (auch, wenn diese ihren Namen durch Heirat ändern). Daneben gibt es noch den Erfasser und den Bearbeiter der Aufgabe, beides ist bei Teamarbeit relevant. Wenn eine Aufgabe angelegt wird, erstellt das Programm auch automatisch ein Ablageverzeichnis für alle dieser Aufgabe zugehörigen Dateien, so ist immer alles schön beeinander.

Mein Kanban-Board habe ich relativ simpel gehalten mit den drei Lanes Bereit, In Bearbeitung und Erledigt. In die Lane Bereit packe ich die Aufgaben aus dem Backlog, die ich mir zur Ausführung ausgesucht habe:

Die Farben der Kanban-Karten spiegelt den Aufgabentyp wieder. Die Farbe für jeden Aufgabentyp ist vom Anwender frei vergebbar (mittels Color Picker aus Access heraus). Die Rahmenfarbe spiegelt die Priorität und Fälligkeit wieder. Der rote Rahmen im Beispiel signalisiert beispielsweise, dass es sich um eine Aufgabe des Eisenhower-Quadranten wichtig und dringend handelt, der gelbe Rahmen um die Karte darunter, dass diese Aufgabe die Priorität wichtig und dringend hat. Das kleine farbige Quadrant in den Kanban-Karten in den Lanes Bereit und In Bearbeitung signalisiert, ob die Aufgabe weiter bearbeitet werden kann (grün), ob ob sie blockiert ist (rot). Über die Details-Buttons lässt sich die betreffende Aufgabe in der Erfassungsmaske öffnen.

Über einen Suchdialog kann man nach verschiedenen Kriterien, inclusive der Volltextsuche, bestimmte Kanban-Karten suchen. Das Suchergebnis wird als ein 6×5-Board mit den Treffern dargestellt:

Das Backlog wird in der gleichen Weise dargestellt. Über die Buttons mit den Ausrufezeichen kann man eine Aufgabe als Bearbeiter übernehmen.

Mögliche Erweiterungen sehe ich im Bereich der Kapazitätsplanung (die geschätzte Bearbeitungsdauer einer Aufgabe sowie deren Priorität sind ja bekannt) und vor allem im Bereich der Statistik (z. B. Durchlaufzeiten). Die Anwendung muss sich jetzt erst einmal in der Praxis bewähren und eventuelle Fehler behoben werden.

Personal Kanban: Zwischenstand

Ich habe bisher noch keine Personal-Kanban-Anwendung gefunden, mit der ich so richtig glücklich bin.

Ich möchte gerne eine Anwendung, die ich lokal installieren kann und mittels Dateisynchronisation auf mehreren Systemen nutzen kann, ohne großen Installationsaufwand. Ich denke da entweder an einen Rich Client oder eine lokale Web-Anwendung, analog zur GTD-Anwendung Tracks, die schon alles an Software mitbringt, was benötigt ist. Interessant wäre Qanban, wenn es weiterentwickelt würde.

An kostenlosen gehosteten Personal-Kanban-Anwendungen habe ich bisher AgileZen getestet, das jetzt einen neuen Eigentümer hat, LeanKit Kanban, sowie das in Beta befindliche Kanban Tool. Keine dieser Lösungen ist perfekt, zur Zeit tendiere ich zur Nutzung des Kanban Tools, denn es bietet als einziges die Möglichkeit, in der kostenlosen Version mehrere Boards einzurichten.

Für AgileZen gibt es inzwischen auch eine iPhone-Anwendung, welche den die Anzeige der AgileZen-Boards ermöglicht. Eine Synchronisierung in Gegenrichtung ist nicht möglich.

Eine (unvollständige) Liste von Kanban-Anwendungen bietet die LimitedWiPSociety.

Kanban als Basis für das Aufgabenmanagement?

Durch einen Artikel bin ich auf einen eine interessanten Web-Service aufmerksam geworden, mit dem sich Arbeit in Teams auf der Basis von Kanban organisieren lässt. Die Produktvorstellung sieht zumindest schon mal interessant aus. Ich könnte mir dieses System gut für die grobe Ablaufsteuerung von Aufgaben/Projekten vorstellen, Paul Eastabrook beschreibt sogar die Verbindung von GTD und Kanban.

Nachtrag: inzwischen bin ich auch auf eine Open-Source-Lösung Quanban gestossen, die unter Java 1.6 läuft. Sie ist noch sehr jung, sieht aber schon durchaus brauchbar aus. Kleiner Tipp: die Images für die User bekommt man nur dann angezeigt, wenn man für den jeweiligen User bei Gravatar ein Icon hinterlegt (dieses ist an eine bestimmte E-Mail-Adresse gebunden) und  bei der Erstellung des User-Accounts in Quanban diese E-Mail-Adresse angibt. Quanban holt sich dann automatisch von Gravator das Benutzer-Icon.